Heute ist ein wichtiger Teil unserer Kommunikation geschrieben: SMS, WhatsApp, E-Mails ...
Die Wörter, die wir wählen, unsere Wendungen oder unsere Interpunktion haben eine besondere Bedeutung: Wie schreibt man, was wir sagen wollen? Wie kann man empfangen und interpretieren, was der andere sagt?
Höflichkeit in E-Mails mit variabler Geometrie
In E-Mails können Gewohnheiten und Methoden sehr unterschiedlich sein.
Einige wählen ein effektives (aber lakonisches) "ok" oder "danke" (während Sie einen Schauer glitzernder Gifs erwarteten, begleitet von einer Liebeserklärung), andere erzählen ihre Reaktion im Detail oder sogar Entscheiden Sie sich für Formalitäten ...
In einem professionellen Kontext sind Nachrichten ein heikles, sogar heikles Thema. Die Art , wie wir schreiben unsere Botschaften sie können unsere Partner und Ansprechpartner betonen oder untergraben?
Ich persönlich gebe zu, ich habe EINE Wendung im Entsetzen:
"Danke dafür."
Ich schwöre dir, wenn ich diesen Satz lese, explodiert mein Gehirn! Ich habe das Gefühl, dass mein Gesprächspartner mich auffordert, etwas mit der Möglichkeit der Herablassung ohne jegliche Höflichkeit zu tun.
Ein wissenschaftliches Experiment zu professionellen E-Mails
Ich nahm an, dass Sie an diesem Thema interessiert sein könnten, und suchte in den wissenschaftlichen Veröffentlichungen nach Informationen zu dieser E-Mail-Ausgabe und deren Empfang . Die Antwort ist ja !
Zwei Forscher, YoungAh Park und Venera C. Haun, haben sich eingehend mit dem Thema Stress bei der Arbeit befasst, was ihn erzeugt oder nährt und wie man sich davon erholt.
Die beiden Spezialisten beobachteten die Daten von 167 Paaren, deren zwei Mitglieder mehrmals während einer ganzen Woche arbeiten: am Freitag vor der Abreise zum Wochenende, am folgenden Montagmorgen zu einer anderen Zeit der Woche ...
Wissenschaftler haben insbesondere die per E-Mail erhaltenen „Inzivilitäten“ beobachtet, dh Nachrichten, in denen der Ton, der Inhalt oder das Timing Stress erzeugen könnten.
Gleichzeitig bitten sie die Teilnehmer, ihren Stresslevel einzuschätzen und einige zusätzliche Fragen zu beantworten.
Unhöfliche E-Mails, eine Quelle von Stress
Das Ergebnis ist keine Überraschung: Menschen, die mehrere unhöfliche E-Mails erhalten, berichten am Ende des Tages von mehr Anspannung, mehr körperlichen Stresssymptomen (Migräne, Rückenschmerzen usw.) und mehr negativen Emotionen.
Bis dahin scheint das Ergebnis offensichtlich! Was jedoch überraschender sein kann, ist, dass diese E-Mails (und der daraus resultierende Stress) auch die Arbeitsbeteiligung zu beeinflussen scheinen ...
Wenn Leute während der Woche unhöfliche E-Mails erhalten, neigen sie dazu, sich in der folgenden Woche von der Arbeit zurückzuziehen, einen Schritt zurückzutreten und sich ein wenig weniger zu engagieren.
Und das ist normal! Es ist ein Mechanismus zum Schutz und zur Erhaltung unserer Ressourcen.
Diese Ergebnisse legen nahe, dass E-Mails nicht nur die Gesundheit der Mitarbeiter beeinflussen, sondern auch die Funktionsweise des Unternehmens beeinträchtigen können ...
Der Stress von unhöflichen E-Mails ist ansteckend
Ein Endergebnis des Experiments ist noch überraschender: Die Mitarbeiter, die diese verdammten E-Mails erhalten, scheinen ihren Stress auf ihren Partner zu übertragen… der in der folgenden Woche auch das Interesse an seiner eigenen Arbeit verliert!
Wenn wir rekapitulieren, haben betrügerische oder unhöfliche E-Mails eine kumulative Wirkung: Sie belasten Mitarbeiter UND ihre Familien, beeinflussen die Arbeit des Mitarbeiters UND die seines Partners.
Das Thema E-Mails ist daher eine entscheidende Frage!
Wie schreibe ich respektvolle E-Mails?
Während einige Inzivilitäten bewusst begangen werden (ABER WARUM NAME?), Sind andere nicht beabsichtigt.
Manchmal genügt ein Komma, ein Ausrufezeichen und eine unangenehme Wendung, um den Schaden zu verursachen, denn der andere hat schriftlich keine nonverbalen Hinweise, um Ihren zu verstehen Botschaft…
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie senden Ihrem Vorgesetzten eines Abends eine Produktion, die viel Zeit und Energie erfordert, um als Antwort ein einfaches "Dankeschön" zu erhalten.
Ist das ein knappes "Danke"? Ist es ein "Danke", was "ok gut aufgenommen, aber ich habe noch nicht geschaut" bedeutet? Ist es ein "Dankeschön", das anzeigt, dass Ihre Arbeit geschätzt wird? Die Unschärfe ist total.
Während von Angesicht zu Angesicht Hinweise Ihnen geholfen haben könnten, die Botschaft zu verstehen: ein Lächeln, eine Haltung, eine Geste ...
Schreiben Sie schön, es kann gelernt werden!
Was kann getan werden, um sicherzustellen, dass wir E-Mails zivil und fürsorglich schreiben und auf uns und unseren Empfänger aufpassen?
Der erste Tipp, den ich der ganzen Welt geben werde, wäre, so weit wie möglich und nach Ihrem Wunsch gewaltfreie Kommunikation zu übernehmen .
Wenn die Umstände es zulassen, können Sie den Betreff von E-Mails auch mit Ihren Vorgesetzten und Kollegen besprechen: Vielleicht kann die Formalisierung eines Prozesses helfen?
Persönlich versuche ich, zwei Schritte im Auge zu behalten!
Für höfliche E-Mails muss ich meinen aktuellen Status kennen
Die Idee mag offensichtlich erscheinen, aber es ist nicht so viel.
Wenn ich eine E-Mail, eine Textnachricht oder einen Brief schreibe, fühle ich Gefühle. Ich bin vielleicht verärgert, weil ich schlecht geschlafen habe, mich über meine Arbeitsbelastung geärgert habe oder weil ich mich mit meinem Partner gestritten habe ...
Wenn ich mir dieser Gefühle bewusst bin, kann ich ein wenig Abstand gewinnen und sie nicht in meinem Schreiben vermitteln .
Ich nehme das vorige Beispiel: Ich bin müde, habe viel gearbeitet und erhalte dieses vage "Danke".
Auf den ersten Blick ärgere ich mich: Ich frage mich, ob meine Arbeit gesehen wurde, ich brauche ein Feedback ... aber vielleicht sagt mein Gesprächspartner seinerseits wirklich "Danke", mit aller Freundlichkeit der Welt !
Für höfliche E-Mails muss ich mir überlegen, was ich schreiben möchte
Was meinst du wirklich? Was ist für Ihren Empfänger wichtig zu hören? Müssen Sie eine Anfrage stellen? Was soll der Empfänger tun? Warum ?
Ich nehme mein kleines Beispiel. Als ich meine berühmte Präsentation schickte, schrieb ich:
"Machin,
Anbei die Präsentation zum Treffen am 23. August.
Deine'
Ich habe nicht die geringste Bitte gestellt, ich habe keine Notwendigkeit geäußert ... In diesem Fall ist es schwierig, eine spezifische Reaktion von der anderen zu erwarten!
Wenn ich eine Rückkehr wollte, hätte ich hinzufügen können:
„Ich muss sicherstellen, dass dieser Job nützlich ist. Ihre Meinung ist mir wichtig und Ihr Feedback hilft mir, den produzierten Inhalt anzupassen. Haben Sie Verfügbarkeit zum Umtausch? "
Zögern Sie nicht, so genau wie möglich zu sein! Wenn Sie eine Frist haben, können Sie diese beispielsweise erwähnen ("Das Treffen findet am 23. statt, können Sie mir spätestens bis zum 20. antworten?").
Beachten Sie, dass der fragende Wortlaut besonders nützlich sein kann, um eine fürsorgliche Umgebung zu schaffen.
Anstatt "Danke, dass Sie das getan haben" zu schreiben, "glauben Sie, dass Sie das tun können?" "Oder einfach" können Sie dies aus einem solchen Grund für ein solches Ziel tun? »Ermöglicht es Ihnen, Ihrem Empfänger Freiheit zu geben und keine Anforderungen zu stellen. Es ist kostbar!
Und Sie, wie schaffen Sie es, in Ihren E-Mails ein wenig Freundlichkeit auszustrahlen? Hast du irgendwelche Tipps? Um weiter zu gehen, empfehle ich diesen Artikel von Science Daily (auf Englisch)!
